一是文件资料收集应当在岗位职责范围内收集。部分党员干部职工可能存在无差别、尽可能地网罗一切其可以接触到的文件资料等行为，虽然其动机一般都是大量占有资料为今后工作、学习参考，但这种超范围收集资料的行为本身也有可能构成保密违规行为。

二是文件资料来源应该合法。文件资料应当从正常渠道收集，保证其合法性和正确性，拒绝非官方网站或者自媒体网站转载的来源不明的信息。

三是在文件资料管控应当专柜专放、专人管理。对于经过批准复制、下载、汇编、摘抄的涉密文件资料按照原件管理，坚决杜绝向无直接业务关系或无隶属关系的基层单位、部室发送、索要涉密文件资料。

四是文件资料的移交、清退和销毁应当严格按照程序进行。相关人员在发生岗位变动、部门调整、退休转业等离职离岗情形时，应当将其保管的文件资料全部移交或清退，并办理相关手续。涉密文件在使用完毕后，除按规定留存或存档外，应当及时销毁。